Werknemers Declareren Te Weinig, De Regels

- 26 juli 2012

declarerenWerknemers Declareren Te Weinig, De Regels
Ongeveer 60 miljoen euro niet gedeclareert
Treinkaartjes, restaurant- en taxibonnen – maar liefst de helft van de hoogopgeleide werknemers die Intermediair weekblad ondervroeg over hun declaratiegedrag, declareert de kosten hiervoor niet en schenkt daarmee minstens zestig euro per jaar aan de baas. De voornaamste redenen om de kosten niet aan de werkgever terug te vragen zijn: ‘kleine bedragen’ (62 procent), ‘vergeten’ (44 procent) en ‘bonnetje kwijt’ (25 procent).

Ongeveer de helft (52 procent) van de respondenten zou het liefst via internet declareren, maar slechts 20 procent kan online declareren. Dat declareren gebeurt bij 34 procent meteen na het maken van de kosten, terwijl 31 procent de bonnetjes opspaart tot een bepaald bedrag en dan pas de administratie gaat doen.

Te veel declareren komt veel minder voor: 6 procent van de respondenten zegt wel eens ten onrechte iets te hebben gedeclareerd als onkosten. 28 procent denkt dat er collega’s zijn die soms ten onrechte onkosten declareren. Als op kosten van de werkgever buiten de deur wordt gegeten, betaalt 46 procent de fooi altijd zelf – bij ambtenaren is dat zelfs 59 procent – terwijl 19 procent nooit uit eigen zak fooi betaalt.

Als we ervan uitgaan dat de respondenten representatief zijn voor de ruim twee miljoen Nederlandse hoogopgeleiden in loondienst – betekent dit dat werknemers per jaar minimaal 60 miljoen euro aan kosten niet declareren. Overigens wordt zeker driekwart miljard euro aan onkosten wél teruggevraagd.

Declareren: wat zijn de regels?
Verontwaardiging na rare declaraties van ministers is over twee jaar voorbij. Dan mag iedereen in Nederland slechts 1,4 procent van zijn bruto loon aan onkosten declareren.

Wanneer is een declaratie terecht?
De buitenstaander kijkt vaak erg ongenuanceerd naar declaraties: die zijn goed of fout. Maar zo simpel is het niet. Neem een declaratie die binnen de regels van een organisatie valt, maar waaraan een paraaf ontbreekt. Die declaratie is onrechtmatig. Maar ook fout? Of stel dat een werknemer parkeerkosten declareert, terwijl dat volgens de regels van zijn bedrijf niet mag. Maar dat hij daarmee wel een duurder treinkaartje heeft uitgespaard, dat hij wel had mogen declareren. Is dat diefstal? En om bij de oliebollen van minister Hillen te blijven: die zijn voorgeschoten door een secretaresse. Waarschijnlijk vinden veel verontwaardigde burgers háár declaratie wel terecht.

Moeten ministers zich iets van de verontwaardiging aantrekken?
Daar ontkomen ze niet aan in deze tijd van toenemende transparantie, zegt Muel Kaptein, hoogleraar bedrijfsethiek en integriteitsmanagement in Rotterdam en partner bij KPMG Integrity. ‘Maar het geldt evengoed voor de private sector. Declaraties liggen nu eenmaal gevoelig, omdat ze zich in een schemergebied tussen zakelijk en privébelang bevinden.’

Uit een onderzoek van de Nationale Vacaturebank uit december 2011 bleek dat 55 procent van de respondenten ervan uitging dat ‘de directie’ het meest met declaraties sjoemelt. Vijftien procent verdacht vooral ‘de manager’.

Om dergelijke verdenkingen zoveel mogelijk te voorkomen, moet in de eerste plaats het beleid van een bedrijf helder zijn, zegt Kaptein. ‘Hoe hoger je in de organisatie zit, hoe meer er te declareren valt, dat is op zich logisch. Omdat je een representatieve functie hebt, meer bezoek ontvangt, vaker op reis bent. Als het maar helder is wat je per functie en per rang mag declareren, en hoe dat gecontroleerd wordt. Daar mag geen willekeur in bestaan.’

Wat mag een werknemer declareren?
Dat ligt aan het beleid van de organisatie. In principe mag de werkgever zelf bepalen welke kosten hij aan zijn werknemers wil vergoeden. In de praktijk zal de werkgever goed opletten wat de regels van de fiscus zijn. Want zodra de fiscus een vergoeding als loon (in natura) kwalificeert, moet er belasting over betaald worden.

Sinds januari 2011 mag een werkgever kiezen: of hij laat werknemers onkosten declareren aan de hand van bonnetjes, of hij betaalt ongezien 1,4 procent van de fiscale loonsom als onkostenvergoeding, de zogenaamde werkkostenregeling. ‘Gerichte vrijstellingen’ zoals bijvoorbeeld voor vervoerskosten en voor de inschrijving van personeel in een beroepsregister mogen werkgevers in dat geval wel apart blijven vergoeden.

De regeling leidt tot minder administratieve rompslomp voor zowel werkgever als werknemer. Vanaf 2014 is de werkkostenregeling overigens verplicht en geldt dus voor alle werknemers.

Wie controleert de werkgever?
Een accountant kijkt in principe niet naar afzonderlijke declaraties. Bij vermoeden van fraude schakelt hij collega’s in van de afdeling forensische accountancy. Kaptein: ‘Bij fraude is er vaak sprake van een hellend vlak. Iemand declareert iets te ruimhartig, ontdekt dat hij er makkelijk mee wegkomt, en gaat steeds grotere bedragen declareren. Of iemand krijgt het idee dat anderen, bijvoorbeeld de baas, veel rekkelijker zijn met declareren. Dat wordt dan de rechtvaardiging om zelf ook minder precies te worden.’ Sancties kunnen uiteenlopen van een reprimande tot ontslag op staande voet.

Lees verder op: intermediar.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*